文档能力是产品经理最基本的能力之一，学生时代我们写的日记、作文、报告，以及论文等，都是在以不同的形式输出文档。实际的产品工作中输出产品文档的过程，本质上是把自己的产品逻辑进行文本化的描述的过程，最终目的是让阅读对象能清晰的阅读并理解，产品相关文档撰写并不需要产品经理拥有很强的文字驾驭能力（当然有这种能力是更好），只要掌握基本的文档撰写方法和规范就能写出合格的文档。 如图2-1所示，展示了产品经理文档撰写的基本方法。

图2-1是产品经理撰写文档过程中可使用的一套完整的文档撰写方法，这个方法有三个步骤：定范围、选模板，守规范。下文将详细介绍如何利用这三个步骤完成一篇产品文档的撰写。

图2-1产品文档撰写的基本方法

（1）定范围

当我们撰写一个完整的产品文档时，首先要定好文档的范围，通常要明确以下几点：

① 文档标题 （要求定位清晰，内容明确，如果文档还在修订过程中，需要在标题后面加上版本号）。

② 文档目的（用清晰简洁的语言描述文档的用途）。

③ 文档归属/阅读对象（通常归属于文档的撰写人或其所在的组织，并对文档拥有解释权。阅读对象则声明适合或有权阅读此文档的人或组织）;

④ 创建时间/更新时间（创建时间和更新时间在文档创建时是一致的，后续每次更新，创建时间不变，更新时间随文档更新而更新）;

⑤ 其它范围（作为文档范围的其它要素补充，例如一些文档有关于保密等级的说明等）。

（2）选模板

确定文档范围后，接下来进入文档正文的撰写阶段，根据文档类型选择一个合适的模板，模板提供了一种通用的格式框架，好处是文档输出者可以直接套用，无需重新设计框架，提高文档输出效率的同时，也一定程度上使得不同时期，不同人输出的文档具备统一性和规范性。

而产品工作中的很多文档类型都有通用的模板，例如产品经理经常需要写的三大文档（BRD、MRD，PRD），以及产品体验报告、用户调研报告、行业分析报告等都有比较固定的模板格式， 在文档撰写的时候只需要按照固定的模板格式，填充需要的内容就可以快速高效的输出专业的文档。

（3）守规范

规范化是产品经理在职业成长过程中需要具备的一项基本职业素质，小到文档撰写和原型设计的规范，大到用户调研、需求分析、以及产品设计的规范，做事规范化是产品经理专业化的基本要求之一，文档撰写通常需要遵守以下几种规范。

① 命名规范

标题命名时不仅要考虑标题可以准确传达文档的定位和类型，还要考虑标题名称是否会引起歧义。通用的命名规则为：描述对象+版本号。例如：CRM系统产品需求文档v1.0.0，一般文档通常都用这个格式来命名，版本号的目的是为了记录整个文档输出过程中的迭代过程。当然，一些文档如果已经正式输出的是最终版，且以后也不会再次修订，则无需添加版本号。

② 表达规范

在文档撰写过程中，要注意一些文本表达的规范，尽量避免使用口语化的表达，例如：“我认为”；“我觉得”；“接下来我们”“那咱们”；等这样的表达句式，这种口语化的句式会影响文档的专业性和严谨性，也会给阅读对象留下不专业的印象。

③ 版本号规范

一个文档经常会被修订多次最终输出终版，每次编辑结束的时候都需要进行版本的更新，以保证其他编辑者了解上个版本编辑的内容，同时让阅读者也能清晰文档的更新历史。版本更新的内容包括版本号、修订人（当然版本的修订人）、修订时间（当前版本的修订时间）、修订内容（当前版本修改，新增或删除了那些内容）、备注（对当前版本的一些附加说明）等。

其中版本号是用来识别当前版本唯一性的命名方式，标准的版本号采用 VX.Y.Z 的格式。例如V1.1.0其中 V表示版本号 ：Version Number ，简写为 V。X、Y、Z 为非负的整数。X 是主版本号、Y 是次版本号、 Z 为修订号。首次发布的版本命名为v1.0.0。后期每更新一个版本，就在版本号上+1。

以下是文档版本更新的一些通用规则：

1. 当对文档进行小规模的修订时，修改叠加第三位数字，即Z+1，其他不变。例如：v1.0.0——V1.0.1。

2.当对文档进行中等规模的修订，修改叠加第二位数次，即Y+1，其他不变。例如：v1.0.0——V1.1.0。

3.当对文档进行大规模的改动时，修改叠加第一位数次，即X+1，其他不变。例如：v1.0.0——V2.0.0。

4.前面的位数叠加后，后面的位数从零开始计算。例如v1.0.1——V1.1.0，v1.2.1——V2.0.0。

最后，希望读者们除了按照以上的几点要求，规范自己的文档输出之外，能在平时产品工作中不断的实践和积累，总结出一套属于自己的规范，为以后的专业化和职业化打好基础。