一、商务邮件概述
- 商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。
- 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。
- 三种方式各有所长，但在撰写格式方面都分为邮件主题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、署名
二、基本礼仪
1.邮件主题
必须写邮件主题
在写商务邮件的时候，如果不写邮件主题，有人会认为这封邮件不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写商务邮件的时候最好写邮件主题。
主题要明确、精练与内容相关
主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，将邮件内容概括为1-2个词汇，而且可以区分对同一事物的不同信息，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。如果邮件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、“重要”。
√“关于XX项目的交卷日期”
X“您好”
2、收件人
- 在写商务邮件的时候，部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是，为了自己方便寻找邮件及邮件分类，最好注明收件人的公司名称、部门名称以及对方的姓名，尤其在给日本客户发送商务邮件时，一定要这么做。例：株式会社○○○，开发部 ○○先生/女士。
- 传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。
- CC（抄送）与BCC（密送、暗送）
① 在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 督导抄送给直接主管和项目总监。
② 在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址输入框内，可以输入对方的E-mail地址(当有多个地址时用逗号或分号分隔)；也可以分别点击每个输入框前的蓝色链接打开“通讯录”窗口，选中所需的联系人或小组，单击“确定”按钮，将所选地址添加到输入框。需要说明的是，收件人可以看到“抄送[CC]”中的地址，但看不到“密送[BCC]”中的地址。
③ 如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送”。
3、寒暄语
- 在写商务邮件的时候，需要写寒暄语。
- 例：承蒙您的关照。
我是XX公司的督导XX，XX项目由我负责。
4、邮件内容
- 在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多。邮件内容超过80个文字时，有的邮件可能不会自动换行。如果1行的邮件内容过长，对方读这封邮件的时候可能会不方便，所以在写邮件内容的时候，每行控制在35字左右。
- 为了使邮件内容清晰明了，每5~6行为一段落，各个段落之间要插入一行空行。
- 在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。称呼，正文，结束，署名/签名四点要尽量完整。
- 称呼
① 如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。
② 若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士。
③ 如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理。
- 正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。
① 在撰写英文信函时，只对一两个词进行大写以示强调，全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。
② 不要在信件中发泄不满，应面对面的解决。
③ 回复信件时,有必要加上部分的原文，以方便对方了解回信内容。
④ 若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后。
⑤ 在收件人明白其意时，可使用俚语或缩写。
⑥ 如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。
5、结束语
不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。
- 如果可提供好的选择，应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我。
- 最好的结尾要着眼未来。如：希望我们能够达成合作 。
- 结尾应显示诚恳：如：感谢您抽空洽谈。
6、署名
- 在写商务邮件的时候，一定要写署名。
- 公司统一署名：
三、注意事项
1、乱码
现在有很多不同的邮件软件，有的邮件有HTML格式，有的邮件不能正常显示汉字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后，再发送邮件。
2、附件
最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为Word文档、Excel文档等的版本不同，对方无法正常使用该文档。而且，即使Word文档、Excel文档等的版本相同，那些文档中可能有病毒，这样对方的电脑可能会有感染病毒的危险。附件最好使用谁都能用的文档。而且添加的附件最好控制在100K左右。超大附件用QQ邮箱发。
3、CC、BCC
在发送商务邮件的时候，一定要CC或者BCC给相关人员。督导抄送给直接主管。
4、发邮件无subject主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。
后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关，导致收件人一头雾水，无法快速辨认。
5、邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）。
后果：导致收件人不知道你是谁？要知道，你在一段时间没有和客户联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁？来自什么地方的什么公司？
6、客户如果已经ＣＣ，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上（可能是客户的同事或者主管），你回复的时候要按“reply all（恢复全部）” ，而不要只回复发件的那个人。
客户发邮件ＣＣ的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人
7、回复客户邮件的时候要” reply with all history”，不要把历史记录删除，否则客户不知道先前发生的事情和交流的内容。也不要随意改变邮件的主题。一件事情，一个项目的邮件要保持一个邮件主题。同样，不应该给客户看到的内容需要删除再发送。
8、不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报。如hv: have等。以免产生误解，也不要用俚语。
9、如果事情比较复杂，繁多的话，可以用 1 2 3 4 注明。表达要简洁，直接，明确。不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性。
11、不要用过多的感叹号。你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的。
12、每一段中间要空一行，方便别人阅读。